ABSTRACT
Il process mining è una tecnica che permette di analizzare i processi aziendali a partire dai dati e dai log degli eventi.
L’internal audit è una funzione che ha il compito di fornire assicurazione e consulenza indipendenti sul sistema di controllo interno, la gestione dei rischi e il governo aziendale.
Gli obiettivi ESG sono i criteri che valutano la sostenibilità e l’impatto sociale di un’organizzazione.
Il process mining può aiutare l’internal audit a supportare gli obiettivi ESG in diversi modi, come facilitare l’identificazione e la valutazione dei rischi ESG, contribuire a verificare l’efficacia e l’efficienza dei controlli interni ESG, fornire evidenze oggettive e tracciabili per le attività di assicurazione e consulenza ESG, favorire il dialogo e la collaborazione tra l’internal audit e le altre funzioni aziendali.
Il process mining offre diversi benefici per l’internal audit, come aumentare la trasparenza e la comprensione dei processi ESG, facilitare l’identificazione e la priorizzazione delle aree di miglioramento e delle opportunità di innovazione ESG, supportare la verifica e la validazione dei controlli interni e delle informazioni ESG, favorire la comunicazione e la collaborazione tra l’internal audit e gli stakeholder interni ed esterni.
Sono presenti alcune “sfide” criticità che devono essere affrontate per garantire la qualità e l’utilità dell’analisi, come la disponibilità e la qualità dei dati e dei log degli eventi ESG, la scelta e l’adattamento degli strumenti e delle tecniche di process mining al processo ESG, l’interpretazione e la comunicazione dei risultati dell’analisi del processo ESG con il process mining.
INTRODUZIONE
Nel contesto attuale, caratterizzato da una crescente complessità e incertezza, le aziende devono affrontare sfide sempre più rilevanti e diversificate. Tra queste, vi sono le tematiche legate alla sostenibilità ambientale, sociale e di governance (ESG), che influenzano la reputazione, la performance e la competitività delle organizzazioni. Gli stakeholder, tra cui gli investitori, i clienti, i dipendenti e i regolatori, richiedono una maggiore trasparenza e accountability sulle attività e sui risultati ESG delle aziende. Per questo motivo, le aziende devono essere in grado di misurare, monitorare e comunicare i loro impatti ESG in modo affidabile e coerente.
Per rispondere a queste esigenze, le aziende possono avvalersi dell’internal audit, una funzione che ha il compito di fornire assicurazione e consulenza indipendenti sul sistema di controllo interno, la gestione dei rischi e il governo aziendale. L’internal audit può svolgere un ruolo chiave nel supportare gli obiettivi ESG, verificando l’efficacia e l’efficienza dei processi e dei controlli interni relativi a queste tematiche, evidenziando le aree di miglioramento e proponendo delle soluzioni.
Per svolgere al meglio il suo ruolo, l’internal audit può avvalersi del process mining, una tecnica che permette di analizzare i processi aziendali a partire dai dati generati dai sistemi informativi. Attraverso il process mining è possibile ricostruire il flusso delle attività, individuare le deviazioni, le inefficienze e le opportunità di miglioramento. Il process mining può essere applicato a diversi ambiti, tra cui l’internal audit.
In questo articolo si intende illustrare come il process mining possa aiutare l’internal audit a supportare gli obiettivi ESG in diversi modi. Si partirà da una definizione di internal audit e di process mining, per poi approfondire le possibili applicazioni del process mining nell’ambito dell’internal audit ESG.
COS’È L’INTERNAL AUDIT?
L’internal audit è una funzione che ha il compito di fornire assicurazione e consulenza indipendenti sul sistema di controllo interno, la gestione dei rischi e il governo aziendale. L’obiettivo è quello di garantire un funzionamento il più efficiente possibile dell’organizzazione e ridurre al minimo i rischi collegati.
L’internal audit opera in modo indipendente dai processi che verifica e riporta direttamente alla direzione aziendale o al consiglio di amministrazione. L’internal audit segue degli standard professionali internazionali emanati dall’Istituto dei Revisori Interni (IIA), tra cui la definizione di internal auditing:
“Internal auditing is an independent, objective assurance and consulting activity designed to add value and improve an organization’s operations. It helps an organization accomplish its objectives by bringing a systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness of risk management, control and governance processes.”
L’internal audit svolge due tipi di attività: assicurazione e consulenza. Le attività di assicurazione consistono nel valutare l’adeguatezza e l’efficacia del sistema di controllo interno, della gestione dei rischi e del governo aziendale. Le attività di consulenza consistono nel fornire consigli e raccomandazioni per il miglioramento dei processi e dei controlli interni.
COS’È IL PROCESS MINING?
Il process mining è una tecnica che permette di analizzare i processi aziendali a partire dai dati generati dai sistemi informativi. Il process mining si basa sull’idea che ogni processo lascia delle tracce nei log degli eventi, ovvero dei registri che memorizzano le informazioni relative alle attività svolte, ai tempi, agli attori coinvolti e ai dati associati. Attraverso il process mining è possibile ricostruire il flusso delle attività, individuare le deviazioni, le inefficienze e le opportunità di miglioramento.
Tale tecnologia innovativa si colloca nell’ambito della data science e del process management e si avvale di algoritmi di data mining per estrarre la conoscenza dai dati. In generale, ha lo scopo di migliorare il sistema informativo e i processi aziendali, modellandoli o innovandoli in base alle evidenze emerse.
Il process mining si focalizza su diverse prospettive, tra cui il controllo di flusso, l’organizzazione, il caso e il tempo. La prospettiva del controllo di flusso riguarda la sequenza delle attività che compongono il processo. La prospettiva organizzativa riguarda le risorse coinvolte nel processo, come i ruoli o i dipartimenti. La prospettiva del caso riguarda le istanze del processo, ovvero le singole esecuzioni dello stesso. La prospettiva del tempo riguarda la durata delle attività e dei casi, nonché i tempi di attesa e di risposta.
Il process mining può essere suddiviso in tre tipi principali: discovery, conformance e enhancement.
- Il discovery consiste nel scoprire il modello del processo a partire dai log degli eventi, senza avere una conoscenza a priori del processo stesso. Il discovery permette di visualizzare il processo reale e le sue varianti.
- La conformance consiste nel confrontare il modello del processo con i log degli eventi, per verificare se il processo reale si conforma al processo desiderato. Il conformance permette di rilevare le deviazioni e le anomalie del processo.
- L’enhancement consiste nel modificare o arricchire il modello del processo sulla base dei log degli eventi, per migliorare il processo stesso. L’enhancement può riguardare diversi aspetti, come la performance, la qualità o la conformità del processo.
COME SI APPLICA IL PROCESS MINING ALL’INTERNAL AUDIT ESG?
Il process mining può aiutare l’internal audit a supportare gli obiettivi ESG in diversi modi, a seconda della tipologia di processo e di rischio da analizzare. Di seguito si propongono alcuni esempi di applicazione del process mining all’internal audit ESG.
Tel tecnologia facilita notevolmente l’identificazione e la valutazione dei rischi ESG nei processi aziendali, evidenziando le aree critiche e le possibili cause. Ad esempio, il process mining può rilevare se ci sono delle violazioni delle normative ambientali o sociali nei processi di produzione o di approvvigionamento, quali sono le fonti di emissione di gas serra o di consumo di energia, quali sono i fattori che influenzano la soddisfazione o la sicurezza dei clienti o dei dipendenti, quali sono le pratiche di governance e di etica nel processo decisionale.
Il process mining può contribuire a verificare l’efficacia e l’efficienza dei controlli interni relativi agli obiettivi ESG, confrontando il processo reale con il processo desiderato. Ad esempio, il process mining può verificare se i processi sono conformi alle politiche e agli standard ESG definiti dall’organizzazione o dai regolatori, se i processi sono ottimizzati per ridurre gli impatti negativi e massimizzare i benefici ESG, se i processi sono monitorati e misurati con indicatori adeguati e affidabili.
Il process mining può fornire evidenze oggettive e tracciabili per supportare le attività di assicurazione e consulenza dell’internal audit sulle tematiche ESG. Ad esempio, il process mining può generare dei report e delle dashboard che sintetizzano i risultati delle analisi dei processi ESG, evidenziando i punti di forza e le aree di miglioramento, le deviazioni e le anomalie, le opportunità e le raccomandazioni. Queste informazioni possono essere utilizzate dall’internal audit per comunicare in modo efficace e trasparente con la direzione aziendale, il consiglio di amministrazione e gli stakeholder esterni.
L’analisi dinamica dei processi può favorire il dialogo e la collaborazione tra l’internal audit e le altre funzioni aziendali coinvolte nella gestione degli obiettivi ESG, facilitando la condivisione delle informazioni e delle best practices. Ad esempio, il process mining può creare una visione comune e integrata dei processi ESG tra i diversi dipartimenti o sedi dell’organizzazione, stimolare la discussione e il confronto sui problemi e sulle soluzioni ESG, promuovere l’apprendimento continuo e l’innovazione ESG.
QUALI SONO I BENEFICI DEL PROCESS MINING PER L’INTERNAL AUDIT ESG?
Il process mining offre diversi benefici per l’internal audit ESG, tra cui:
- Aumenta la trasparenza e la comprensione dei processi ESG, mostrando il flusso reale delle attività, le varianti, le performance e i rischi associati. Questo permette all’internal audit di avere una visione oggettiva e basata sui dati dei processi ESG, senza basarsi su interviste o documenti soggettivi o obsoleti.
- Facilita l’identificazione e la priorizzazione delle aree di miglioramento e delle opportunità di innovazione ESG. Questo permette all’internal audit di focalizzarsi sui processi ESG più critici o rilevanti per il raggiungimento degli obiettivi aziendali e di proporre delle soluzioni efficaci e basate sui dati per ottimizzare i processi ESG.
- Supporta la verifica e la validazione dei controlli interni e delle informazioni ESG. Questo permette all’internal audit di fornire un’assicurazione indipendente e affidabile sulla conformità e sull’affidabilità dei processi ESG, sia internamente che esternamente. Inoltre, il process mining può contribuire a ridurre i costi e i tempi delle attività di audit ESG, automatizzando la raccolta e l’analisi dei dati.
- Favorisce la comunicazione e la collaborazione tra l’internal audit e gli stakeholder interni ed esterni sui temi ESG. Questo permette all’internal audit di aumentare il suo valore aggiunto e la sua influenza nell’organizzazione, fornendo delle informazioni chiare e visive sui processi ESG, stimolando il dialogo e il confronto sui problemi e sulle soluzioni ESG, promuovendo l’apprendimento continuo e l’innovazione ESG.
COME IMPLEMENTARE IL PROCESS MINING NELL’INTERNAL AUDIT ESG?
Per implementare il process mining nell’internal audit ESG, è necessario seguire alcuni passi fondamentali.
Definire gli obiettivi e lo scopo dell’applicazione del process mining. Ad esempio, si può decidere di applicare il process mining a un processo ESG specifico o a un insieme di processi ESG correlati, a una funzione o a un’unità organizzativa, a una sede o a un’area geografica. Si può anche decidere se applicare il process mining per scoprire, verificare o migliorare il processo ESG.
Identificare le fonti di dati e i log degli eventi relativi al processo ESG. Ad esempio, si possono utilizzare i dati provenienti dai sistemi informativi aziendali, come ERP, CRM, SCM, HRM, o da altre fonti esterne, come sensori, social media, report ESG. Si deve poi estrarre i log degli eventi che registrano le informazioni relative alle attività del processo ESG, come i tempi, gli attori coinvolti e i dati associati.
Selezionare gli strumenti e le tecniche di process mining più adatti al processo ESG. Ad esempio, si possono scegliere tra diversi software di process mining disponibili sul mercato, in base alle funzionalità, alla facilità d’uso, al costo e alla compatibilità con le fonti di dati. Si può anche scegliere tra diversi algoritmi e metodi di process mining in base alla prospettiva e al tipo di analisi desiderati.
Eseguire l’analisi del processo ESG con il process mining. Ad esempio, si può applicare il discovery per visualizzare il modello del processo ESG reale e le sue varianti, il conformance per confrontare il modello del processo ESG reale con quello desiderato e rilevare le deviazioni e le anomalie, l’enhancement per modificare o arricchire il modello del processo ESG in base ai dati e alle evidenze emerse.
Interpretare e comunicare i risultati dell’analisi del processo ESG con il process mining. Ad esempio, si possono utilizzare dei report e delle dashboard che sintetizzano i risultati dell’analisi del processo ESG, evidenziando i punti di forza e le aree di miglioramento, le deviazioni e le anomalie, le opportunità e le raccomandazioni. Si possono anche utilizzare delle visualizzazioni grafiche che mostrano il flusso delle attività del processo ESG e le sue performance. Si deve poi comunicare in modo efficace e trasparente i risultati dell’analisi del processo ESG con il process mining agli stakeholder interni ed esterni interessati.
QUALI SONO LE SFIDE E LE CRITICITÀ DEL PROCESS MINING NELL’INTERNAL AUDIT ESG?
Il process mining nell’internal audit ESG presenta anche delle sfide e delle criticità che devono essere affrontate per garantire la qualità e l’utilità dell’analisi. Tra queste, si possono citare:
La disponibilità e la qualità dei dati e dei log degli eventi relativi al processo ESG. Ad esempio, si può verificare che i dati e i log degli eventi siano incompleti, incoerenti, errati o non aggiornati, compromettendo la validità e l’affidabilità dell’analisi del processo ESG con il process mining. Si deve quindi verificare la qualità dei dati e dei log degli eventi prima di utilizzarli per il process mining e applicare delle tecniche di pulizia, integrazione e arricchimento dei dati se necessario.
La scelta e l’adattamento degli strumenti e delle tecniche di process mining al processo ESG. Ad esempio, si può verificare che gli strumenti e le tecniche di process mining disponibili non siano adatti o sufficienti per analizzare il processo ESG in modo adeguato, in base alla complessità, alla variabilità o alla specificità del processo ESG. Si deve quindi scegliere con cura gli strumenti e le tecniche di process mining più appropriati al processo ESG e personalizzarli o integrarli con altre tecniche se necessario.
L’interpretazione e la comunicazione dei risultati dell’analisi del processo ESG con il process mining. Ad esempio, si può verificare che i risultati dell’analisi del processo ESG con il process mining siano difficili da interpretare o da comunicare agli stakeholder interni ed esterni, in base alla comprensione, alla sensibilità o agli interessi degli stakeholder sulle tematiche ESG. Si deve quindi interpretare con attenzione e con spirito critico i risultati dell’analisi del processo ESG con il process mining e comunicarli in modo chiaro e persuasivo agli stakeholder interessati.
CONCLUSIONI
Il process mining è una tecnica innovativa che può arricchire il toolkit dell’internal audit e aumentare il suo valore aggiunto nel supportare gli obiettivi ESG. Il process mining permette di analizzare i processi ESG a partire dai dati e dai log degli eventi, scoprendo il processo reale e le sue varianti, verificando la conformità e l’efficacia del processo desiderato, migliorando il processo in base alle evidenze emerse. Il process mining offre diversi benefici per l’internal audit ESG, tra cui l’aumento della trasparenza e della comprensione dei processi ESG, la facilitazione dell’identificazione e della priorizzazione delle aree di miglioramento e delle opportunità di innovazione ESG, il supporto alla verifica e alla validazione dei controlli interni e delle informazioni ESG, la favorizzazione della comunicazione e della collaborazione tra l’internal audit e gli stakeholder interni ed esterni sui temi ESG. Il process mining presenta anche delle sfide e delle criticità che devono essere affrontate per garantire la qualità e l’utilità dell’analisi, tra cui la disponibilità e la qualità dei dati e dei log degli eventi relativi al processo ESG, la scelta e l’adattamento degli strumenti e delle tecniche di process mining al processo ESG, l’interpretazione e la comunicazione dei risultati dell’analisi del processo ESG con il process mining. Per sfruttare al meglio il potenziale del process mining, l’internal audit deve acquisire le competenze necessarie per utilizzare i dati in modo efficace ed etico, integrando il process mining con le altre metodologie di audit.
